Obieg faktur

Standardowa wersja Systemu ObiegFaktur.pl

ObiegFaktur.pl jest systemem klasy ICB PM (Internal Communication and Business Process Management) przeznaczonym do elektronicznego obiegu faktur kosztowych.

 ObiegFaktur.pl to gotowy do wdrożenia, produkt, który odpowiada na potrzebę sprawnego automatyzowania procesu obiegu dokumentów kosztowych organizacji.

 Zakres funkcjonalny systemu ObiegFaktur.pl wynika z doświadczeń kilkudziesięciu wdrożeń przeprowadzonych przez konsultantów Kolibro. Polem doświadczeń były i są nadal realizacje projektów doradczych, audytów procesowych i audytów komunikacyjnych oraz wdrożenia dedykowanych systemów zarządzania procesami (workflow) ze szczególnym uwzględnieniem procesów obiegu faktur kosztowych oraz zarządzania zamówieniami i zakupami.

Realizacja procesu obiegu faktur w każdej organizacji, mimo poruszania się w obrębie powszechnie stosowanych praktyk, może mieć różny przebieg. Wynika on z kultury zarządzania organizacji oraz stosowanych w niej procedur.

 ObiegFaktur.pl jest systemem elastycznym, który został zaprojektowany w taki sposób, aby szybko przystosować go do indywidualnych potrzeb i wymagań Klienta.

Finanse i księgowość są jednym z najczęściej automatyzowanych obszarów w organizacjach. Dotyczy to szczególnie procesu rejestracji, dekretacji, opisania i akceptacji faktur kosztowych, niejednokrotnie wymagających zatwierdzania przez kilka różnych osób. Przejście z „papierowego” na elektroniczny proces zarządzania obiegiem faktur kosztowych dotyczy w szczególności organizacji, które zidentyfikowały problem zbyt długiego czasu obsługi faktury co wpływa na kulturę płatności jak również przekazywanie realnych danych finansowych.

 Głównymi beneficjentami procesu są działy finansowo-księgowe i działy IT. Charakter procesu powoduje jednakże, że uczestnikami stają się niemal wszyscy pracownicy organizacji.

Celem wprowadzenia systemu jest ograniczenie czasu przebiegu procesu, usprawnienie pracy działu księgowości oraz działu zakupów, przekazanie kompetencji dotyczących opisu faktury na inne szczeble organizacji, automatyzacja kontroli dokumentów kosztowych w odniesieniu do dokumentów tworzonych na wcześniejszym etapie procesu zakupu (zamówienie, umowa) jak również zmiana systemu komunikacji w zakresie procesu umożliwiająca dostęp o informacji przekazywanych w procesie dla wszystkich pracowników związanych z procesem realizacji zakupów.