Pogłębiona analiza redukcji kosztów wynikająca z zastosowania w firmie outsourcingu informatyki

Outsourcing IT jest dziś bardzo modnym sposobem na redukcje kosztów w bardzo wielu firmach.  Mimo obiegowej opinii, że proces oddania informatyki w fachowe ręce , opłaca się ciągle pozostaje wiele osób , które nie znajdują wystarczająco dużo argumentów aby podjąć tę strategiczną decyzję dla swojej firmy.

                Poniżej skupimy się jedynie na analizie redukcji kosztów wynikających z faktu przejęcia informatyki przez firmę outsourcingową:

 

1. Budżetowanie
   1. Przewidywalność kosztów
   2. Stałe koszty miesięczne,  roczne
   3. Możliwość zakontraktowania stałej ceny na czas trwania kontraktu  np. 3 lata
2. Płatności
   1. Możliwość wynegocjowania długiego okresu płatności
   2. Lepszy przepływ pieniądza
   3. Kredyt u dostawcy usług – 14 – 30 dni czego nie ma u pracownika
   4. W przypadku problemu z płynnością finansową możliwość negocjacji terminu zapłaty
3. Opłaty tylko za wykorzystany produktywnie czas
   1. Opłaty rozliczane godzinowo w oparciu o protokoły podpisane przez klienta  z wykonanych prac.
   2. Opłaty generowane wtedy gdy jest praca dla informatyka, możemy decydować kiedy realizujemy większe zadania i kiedy stać nas na opłatę
   3. Nie płacimy stałej pensji pracownikowi gdy nie ma zadań
   4. Możliwość rozliczania projektowego bez konieczności liczenia wykorzystanego czasu.
4. Redukcja kosztów zatrudnienia, kosztów osobowych
   1. Koszt rekrutacji specjalisty, problem z oceną fachowości
   2. Koszt wprowadzenia pracownika, szczególnie istotny przy rotacji pracowników
   3. Koszt stanowiska pracy
      1. Komputer np. notebook – 1800 do 3500 PLN netto
      2. Oprogramowanie – może sięgnąć do 10 000 PLN netto
      3. Miejsce w pokoju, biurka, krzesła i inne wyposażenia – do 5 000 PLN netto
   4. Koszt absencji chorobowych,
      1. Średnio 10 dni choroby w roku , brak w tym czasie obsługi lub koszt zastępstwa ok 2000 PLN
   5. Koszt urlopów
      1. 26 dni w roku co stanowi koszt równoważny  "13 pensji dla pracownika"
      2. Dodatkowe dni wolne – średnio 5-10 dni w roku
         1. Urlop dla ojców po urodzeniu dziecka
         2. Opieka nad dzieckiem
         3. Urlopy okolicznościowe
         4. Honorowi krwiodawcy
         5. Obowiązkowe badania lekarskie
         6. Obowiązkowe szkolenia BHP.
      3. Koszt nadgodzin:
         1. Bardzo dużo prac konfiguracyjnych zwłaszcza na serwerach trzeba wykonać po godzinach pracy lub w weekendy
      4. Koszt świadczeń socjalnych
      5. Koszty szkoleń i rozwoju:
         1. Informatyka jest szczególnie nowoczesną dziedziną i bez szkoleń pracownikowi pozostaje jedynie eksperymentowanie , uwstecznianie rozwiązań, zmiana pracy
      6. Koszt ścieżki kariery zawodowej
         1. Wraz z upływem lat pracy trzeba zapewnić pracownikowi rozwój zawodowy
         2. Wraz z upływem lat pracy pensja informatyka rośnie choć czasem system nie ma nowych funkcjonalności
5. Redukcja kosztów pozapłacowych:
   1. Ograniczenie przywilejów pracowniczych:
      1. Samochody służbowe
      2. Paliwo
      3. Ryczałty na paliwo
      4. Dodatkowa opieka medyczna
      5. Premie świąteczne
      6. Imprezy integracyjne
      7. Podróże służbowe, delegacje
6. Koszty obsługi księgowej
   1. Zwiększenie ilości pracowników na liście płac, większe opłaty licencyjne na oprogramowanie
   2. Większe opłaty do biur rachunkowych
   3. Większe opłaty za przelewy bankowe
7. Struktura organizacyjna
   1. Uproszczenie struktury organizacyjnej
   2. Zmniejszenie ilości etatów pracowniczych
   3. Zmniejszenie ilości etatów/ kontraktów kierowniczych
8. Ubezpieczenie
   1. Dostawca usług będzie ubezpieczony od prowadzenia działalności co pokryje straty firmy w przypadku popełnienia błędu przez pracownika, składka ubezpieczenia na 3 miliony złotych to ok 1000 PLN miesięcznie
9. Uwolnienie środków obrotowych firmy
   1. Poprawa przepływów finansowych
   2. Możliwość dodatkowych przychodów z wykorzystania zwolnionych pomieszczeń
10. Poprawa jakości organizacji
    1. Dostawca szkoli swoich pracowników, daje fachowców o najwyższych kwalifikacjach w wymiarze godzin potrzebnych naszej firmie
    2. Dostawca sam inwestuje w najnowsze technologie
    3. W cenie godziny zawiera się "Know-How"
    4. Zatrudniony pracownik i tak często korzysta z firm zewnętrznych bo wszystkiego nie potrafi zrobić sam.
11. Redukcja ryzyka prowadzonej działalności
    1. Ryzyko płacenia grzywien, mandatów i odsetek za nieprawidłowe czy nieterminowe obliczanie i regulowanie zobowiązań publicznoprawnych takich jak ZUS czy podatki
12. Inwestycje:
    1. Budowa systemów informatycznych przy pomocy firmy ITO umożliwia ewidencjonowanie wydatków w inwestycje czego nie można zrobić z kosztami pracowników na etacie
    2. Inwestycje zwiększają wartość przedsiębiorstwa dzięki usługom IT, które do tej pory były kosztem

Outsourcing pomaga w :

1. W minimalizacji ilości etatów
2. Zamianiu kosztów osobowych na koszty usług obcych
3. W zmianie kosztów stałych na koszty zmienne
4. Poprawie płynności finansowej
5. Poprawieniu wyniku finansowego firmy
6.  Uwolnieniu energii firmy w kierunku głównej działalności firmy